电子档案是档案系统不可分割的一部分，它记录着核心信息，也具有不可或缺的证明价值。在管理电子档案时，应更加重视档案载体的脆弱性和脆弱性，注重电子档案的保护，避免档案在存储过程中受到破坏，延长电子档案的使用时间，改善资料室环境，增强档案信息的保护程度。本文根据档案库房中档案信息的现状，探讨了相应的保护和管理。
如何保护文件？
电子档案之旅结束后，档案中使用的基础材料可以组合起来形成完整的档案，保管时间与保管条件密切相关。很多单位和办公室的档案库房以前都是办公室自习室，很难达到专业资料室的标准。室内密闭性差，温湿度难以控制。档案工作者的工作量太大，因此忽视了电子档案的保存。一些借款人在出借了所需的档案信息后，没有保护档案，甚至随意分割档案。首先，总结档案信息保护过程中存在的问题。
1.1数据经理缺乏保护文件信息的工作理念。在日常防护中，档案管理室的温湿度变化是管理者面临的关键任务之一。大部分被管理人员在收集、整理等工作结束后可以将档案归档，并按分类、放置、日期进行保管。但有些人员在新档案入库初期并没有对档案本身进行除虫除尘。在记录房间存档案的湿度和温度值时，没有及时跟踪和控制室内温度的变化。家用除湿机和空调主要用于介入资料室的适宜条件，但对进入时间和具体显示温度的确定和分析不到位，导致*终结果的控制效果变差。当有档案借阅需求时，档案馆往往只登记档案名称和借阅人，而这部分借阅信息并不包含在信息系统中，导致对具体的档案保存原材料缺乏了解，无法从档案应用的角度实施针对性管理。
1.2文件所有者缺乏保护电子文件的意识。
目前文件柜在向需要申请文件的人提供文件时，文件使用者并没有意识到文件的意义，也没有必要保护电子文件。浏览时，放置文件的桌面可能会有灰尘，导致文件信息被污染和破坏。借出的电子文件更容易滋生螨虫。有些用户缺乏时间感。他们拿到档案后，随意处理，长期拒绝归还，无视档案员的收藏，借来的档案很大概率会丢失。贷方通常只需要解释一下情况。文件使用者的错误意识和行为增加了保护电子文件的难度。
1.3档案库房的防灾、保护和管理不到位。
档案位于不同的地理位置，保存环境也不同。有些地区气候适宜。大部分资料室都位于大楼底层，室内湿度比较潮湿。有些资料室靠近山区，需要做好山体崩塌和洪水的准备。但资料室缺乏工作计划，演练排练不到位。当紧急情况发生时，仓库中存储的大量文件很难得到保护。
关于电子文件保护的建议
2.1加强档案环境控制
首先从低环境温度入手，保证参考室内温度长期保持在14-18℃。如果温度过高，可以通过机械手段降低室温，记录文件柜的日温湿度，统计环境温湿度数据，积极改善和调整存放环境，进行日常通风活动。如果光线保护不到位，档案也会受到影响。因此，尽量将档案保存在光线较少的区域，避免在强光下直接照射原始档案，对特殊或重要的档案要更加小心保存。如果资料室的湿度增加，可以使用硅胶或石灰石等防潮材料，使道路更加干燥。档案要做好防尘工作，定期清理档案，保证卫生清洁，清理时要做好防护材料，资料室每个通道入口处可加防尘网。除了防尘，环境消毒也是非常必要的，这样可以让生物和霉菌破坏档案，并且可以在资料室适当加热油锅漆，防止生物和霉菌的衍生和繁殖。一旦发现档案房间有生物，应立即处理，消除危险点。
大多数档案管理工作单位没有专门用于原始档案的消毒室，普通房间密封性能差。即使档案在存放初期及时消毒，长期存放在资料室仍会产生昆虫。因此，有必要更充分地做好仓储准备。首先，应该进行除尘。然后，结合档案的厚度、必要性等各种因素，对档案进行封存和消毒，对主要污染源进行彻底隔离。
2.2使用计算机技术增强对电子文件的保护。
通过计算机保存存档案房间的具体环境温湿度信息，形成变化图，被管理人可以了解湿度和温度的变化趋势，确定是否符合规定的档案信息保存标准，从而延缓相关档案的自然丢失。用计算机每天在档案库房保管资料时，还可以支持档案记录的保管人和实际保存情况，找出利用率低、利用率高的原始档案，提前设计好原件，供档案用户借阅。
2.3增强应对档案重大突发事件的能力。
各单位要根据自身实际情况制定防火、防洪、防泥石流应急预案，从思想上重视，从制度层面规范，*大限度保护电子档案。然而，仅仅有纸面上的东西是不够的；必须对员工进行防灾应急能力培训，定期进行实战演练，增强档案人员的应急处置和应急处置能力。同时要坚持提供复印件，坚决拒绝将原件借给不会用的人。目前，大多数档案工作者都有多个岗位，所以他们把所有重要的工作都放在档案的指导、收集和整理上，这使得他们很容易忽视对环境的观察。如果相关业务主管单位能够制定相应的规定，可以帮助他们及时做出调整。情况有变，对送出预警信号的人员给予奖励，对相关责任人员和事故造成人员进行处罚。
从法律效用的角度来看，一些电子文件是不可替代的，因此可以知道文件信息在当前文件使用过程中的重要地位。仓库中存储着大量的档案信息，对其进行保护是极其必要的。然而，保护中的问题给档案信息带来了许多隐患。总结了电子档案保护工作中存在的问题，围绕保护电子档案的不足，确定了档案库房可以采用的保护技术，从而实现保护纸质档案的工作目标。
纸质档案恒温恒湿柜：
产品品名
恒温恒湿柜
外尺寸(W*D*H)
1860*680*2090
内尺寸(W*D*H)
1750*530*1600
额定电压
AC220V50Hz
峰值功率
1900W
均值功率
200W
柜体综合控温度可调
10℃-30℃±1-2℃
柜体综合控湿度可调
30%RH-80%RH±3-5%RH
噪音
＜50分贝
控制器
7寸触摸大屏液晶显示
箱体颜色
不锈钢
箱体材质
不锈钢
可调层板
4-5层
工作模式
间歇性工作
门式样
3门玻璃门
脚轮
2组
档案库房综合智能
管理系统
本系统严格按照“严格、合理、可靠、经济、完善”和“无人值班、少人值守”的要求进行设计，具体原则如下：
?系统选型高起点：
★技术**性：选用国际*新的专业技术与产品；
★系统高可靠性：系统的硬件和软件均采用技术成熟的产品，平均无故障时间均在20万小时以上；
★系统运行管理方便：软件系统中文化，操作方便；
★设计架构**：系统采用真正的B/S+C/S架构，业内唯一全程WEB支持的监控平台
★技术支持能力强：承建单位技术实力强，服务完善；
★系统集成度高：系统完美整合了设备实时监控、运行状态、数据查询、深度分析、信息告警等等；
★系统交互性好：用户可通过PC及移动终端实时查询系统设备的各种参数与状态，掌握主动权；
★系统可扩展性能强：模块化结构有利于扩容与扩展。
★高可靠性保证：系统支持双机/多机热备方案，特殊应用没有后顾之忧；
?投资少：系统选型具有高性能价格比。
?建设时间短：在较短的时间内完成系统的安装调试。
?优质的服务：本着“用户**、服务至上”的原则。
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